Sistem Penunjang Keputusan (SPK) atau Decision Suport System(DSS)

Langkah - langkah penyelesaian masalah dengan Teknik AI :

  • Pendefinisian masalah
  • ANalisis masalah
  • Perancangan aplikasi dengan berbasis knowledge
  • Pilih teknik [pemecahan masalah terbaik

Analisis dan pemodelan keputusan
Merupakan menganalisa maslah yang terjadi, merumuskannya dan membuat laporan analisis kemjdian menuangkannya kedalm suatu model analisis &perancangan untuk menggambarkan suatu keputusan yang dapat menjaab permasalahan yang sudah dirumuskan dan sesua dengan laporan analisis.

Model Keputusan terdiri dari :

  • Model kuantitatif
    Berupa angka2 yang bias dihitung yang mudah untuk menggambarkannya
  • Model kualitatif
    Model yang digambarkan bukan berupa bentuk dalam beangka2 yang sulit untuk digambarkan.

Alternatif model analisa DSS
Penggunaan DSS melibatkan empat dasar dari kegiatan model analisa, seperti :

  • What If
    Disini pengguna dapat mengubah variable dan berusaha mengubungkan diantara beberapa
    Contoh : jika 2 alternatif keputusan yang dipilih : yaitu pilih Ya atau tidak
  • Sensitifitas
    Sensitifitas merupakan kejadian khusus dari what if , sebenarnya hanya satu nilai variable yang dpt dirbah dan mengamati hasil dari pergantian tersebut.
    Contoh : memilih keputusan yang terbaik
  • Goal Seeking
    Goal seeking ini merupakan kebalikan dari what if dan sensitifitas. Dimana kejadian ini hanya berusaha mengamati bagaimana terjadi perubahan dan mencari apa yang mempengaruhi perubahan tersebut terhadap variable lain sehinga targt yang ditentukan dapat tercapai.
    Contoh : menganalisa keputusan yang salah dengan solusi yang ditawarkan.
  • Optimation
    Optimation ini lebih komplek dan luas daripada goalseeking. Ditahap ini nilai target berusaha dirubah hingga mencapai nilai yang optimum.
    Contoh : keputusan yang memberikan beberapa solusi untuk mencapai keputusan terbaik.

Pemodelan Proses Keputusan

  • Identifikasi Masalah
  • Ruang lingkup pemasalahan
  • Penentuan permasalahan
  • Struktur permasalahan
  • Metode struktur permasalahan
  • Influence diagram (diagram sebab akibat)
  • Diagram pohon keputusan

Struktur Permasalahan, terdiri dari 3 komponen :

  • Alternatif atau pilihan, setidaknya terdapat 2 pilihan atau lebih
  • Ketidakpastian, menimbulkan probalitas kejadian yang dapat diestimasi.
  • Tujuan, menentukan metode criteria yang bias digunakan danmengikutkan perbandingan kuantitatif.

Klasifikasi Model

  • Model deterministik >< Probabilistik,
    bias ditentukan secara pasti, Contoh : optimasi, linear programming
  • Model stokastik >< Heuristik
    Mengandung ketidakpastian, contoh : peluang system dapat menjawab kebutuhan user.
  • Model simulasi>< Realistik
    Mempelajari perilaku system agar tercipta kinerja sesuai dengan keinginan, contoh : Sistem Pengolahan Data Gaji Karyawan.
  • Model Matematika >< Logika
    Mengandung rumus2 differensial dan integral
    Contoh : model2 ekonomi, model analisis berdasarkan manfaat dan biaya B>C

Pengembangan DSS pada Organsasi Pengguna

Membuat Aplikasi DSS (Sistem Sentralisasi)

  • Aplikasi : Cocok diterapkan pada organisasi yang mulai berkembang dengan ruang lingkup permasalahan yan sederhana/kecil.
  • Pengolahan data dan keputusan dikelola secara terpusat (tanggungjawab satu tangan) dengan menganut system sentralisasi.
  • Organisasi memiliki personil (SDM) yang ahli bidang SI dan TI dengan memahami secara rinci tentang konsep system informasi secara total/komplit
  • Struktur system :

Membeli Aplikasi DSS

  • Aplikasi : Cocok pada organisasi yang sudah mulai berkembang, yang permasalahannya lebih komplit dari organisasi yang mulai berkembang.
  • Adanya pembagian tugas organisasi yang satu mengarah ke pengembangan organisasi dan yang lainnya lebih dikosentrasikan kepada pengembangan system atau database organisasi
  • Model, masalah, dan solusi diberikan tanggungjawab kepada pengembangan data base manajemen, kemudian dibentuk suatu paket dan diberikan kepada developer.
  • Organisasi menganut system desentralisasi
  • Struktur Sistem :

Outsourcing

  • Alipkasi lebih cocok digunakan pada organisasi yang sangat pesat perkembangannya dengan permasalahan yang sangat komplit.
  • Sistem dikelola langsung oleh pihak ketiga (developer) tetapi tetap dikontrol dan mengacu kepada konsep dan aturan yang berlaku pada organisasi pemakai.
  • Organisasi pemakainya menganut system terintegrasi yaitu penggabungan system sentralisasi dengan system desentralisasi.
  • Struktur system :

Perawatan DSS

  • Perawatan terhadap aplikasi DSS, sesuai dengan masa pakai DSS
  • Dapat dikembangkan sesuai dengan perkembangan TI dan manajemen
  • Dapat dilakukan revisi model sesuai dengan perkembangan pola manajemen dan gaya keputusan
  • Aplikasi menghasilkan model keputusan yang up to date
  • Dll.

Jenis - jenis Sistm Informasi Dalam Organisasi

  • Transaction Processing System (TPS)
  • Office Automation System (AOS) dan pendukung Knowledge Work System (KWS)
  • Sistem Informasi Manajemen (SIM)
  • Decision Support System(DSS)
  • Executive Support System (ESS)
  • Group Decision Support System (GDSS) dan yang lebih umum dijelaskan sebagai Computer Supported Collaboration Work System (CSCWS)

Ad. 1. Transaction Processing System (TPS)
Transaction Processing System (TPS) adalah system informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data - data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS melakukan transaksi operasional sekaligus mengurangi waktu, dalam pengolahan data dan mempercepat penyajian informasi kepada user yang membutuhkannya.

Transaction Processing System merupakan system tanpa batas yang memungkinkan organisasi berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Karena manajer melihat data -data yang dihasilkan oleh TPS untuk memperbaharui informasi setiap menit mengenai apa yang terjadi diperusahaan mereka. Dimana hal ini sangat penting bagi operasi bisnis dari hari ke hari agar system-sistem ini dapat berfungsi dengan lancar dan tanpa interupsi sama sekali.

Ad. 2. Office Automation System (AOS) dan pendukung Knowledge Work System (KWS)
Office Automation System (AOS) mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya mennganalisa informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data (memanipulasikannya) kedalam suatu system untuk dapat didistribusikan secara keseluruhan, dengan organisasi. Aspek - aspek OAS seperti word processing, spreadsheets, destop, publishing, electronical scheduling dan komunikasi melaluui voice mail, email dan video conferencing/teleconference.

Knowledge Work System (KWS) mendukung para pekerja professional dalam melakukan pengolahan data yang berhubungan dengan kegiatan operasional seperti data transaksi penjualan, data penyebaran/distribusi produk pada lokasi yang paling banyak diminati konsumen, dan pendataan kehilangan data, penyebab keruSAKAN DATA DLL.

Ad. 3 Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem Informasi Manajemen (SIM) tidak menggantikan TPS , melainkan semua SIM mencakup pengolahan transaksi. SIM adalah Sistem Infromasi yang sudah terkomputerisasi yang membantu manjaemn dalam mengelola organisasi untuk menghasilkan keputusan/informasi yang berkualitas.

Ad. 4. Decision Support System(DSS)
Kelas Sistem Informasi terkomputerisasi pada level yang lebih tinggi adalah Decision Support System(DSS). DSS hampir sama dengan SIM karena keduanya sama-sama tergantung pada basis data sebagai summber data. DSS menekankan pada fungsi mendukung pembuatan kepitusan diseluruh tahap2nya yang tertuang pada pengelolaan model data keputsan

Sistem Ahli Dan Kecerdasan Buatan
Kecerdasan Buatan (AI) bias dianggap bidang arsitek tingkat tinggi untuk system ahli. AI merupakan aplikasi yang mengembangkan system kerja/nalar seorang manusia bertindak, yang hasil tindakanya dapat diterima logika manusia, aplikasi ini dapat dilihat pada pengendalian dan pengontrolan produksi, pendeteksian atau prediksi keadaan alam dan prediksi perkembangan ekonomi yang dipedomani oleh pelaku bisnis.

Ad. 5. Executive Support System (ESS)
ESS membantu para eksekutif mengatur interkasi mereka dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi ditempat - tempat yang bisa diakses seperti kantor. ESS memperluas dan mendukung kemampuan eksekutif, menentukan strategi dan perencanaan organisasi kedepan.

Dalam mengembangkan dan mengelola organisasi dan untuk menghasilkan suatu keputusan sangat ditentukan oleh karakteristik dan budaya yang dimiliki organisasi. Keputusan yang dihasilkan bisa saja dalam bentuk keputusan dengan gaya sentralisasi, desentralisasi, manajemen modern dan gaya manajemen tradisional.

Maka untuk menghasilkan suatu keputusan yang terbaik bagi pimpinan, keputusan harus berpedoman kepada Karakteristik Budaya Organisasi.

Karakteriitustik Budaya Organisasi :

  • Individual initiative/inisiatif individu
  • Risk tolerance/toleransi resiko
  • Direction/keinginan
  • Integration/integrasi
  • Management Support
  • Control
  • Identity/indentifikasi
  • Reward system/penghargaan
  • Conflict tolerance/toleransi masalah
  • Communication pattern/pola komunikasi

Contoh DSS Naik Pangkat (berdasarkan karakteristik budaya organisasi);
Kinerja
Presentasi kenaikan gaji
Pola yang jelas untuk kalkulasi naik gaji
Absensi, Sejarah Pendidikan,
Fasilitas mendukung SA, SS, SO, Sumber Daya
Aturan untuk naik pangkat
Naik pangkat secara periodic/berkala
Kenaikkan berdasarkan Prestasi
Variabel variasi yang mendukung (loyalitas)
Wawasan /ilmu pengetahuan

DSS Naik Pangkat : Model Keputusan Naik Atau Tidak

Ad. 6. Group Decision Support System (GDSS) dan Computer Supported Collaboration Work System (CSCWS)
Bila kelompok perlu bekerja bersama- sama untuk membuat keputusan semi-terstruktur dan tak-terstruktur, maka GDSS membuat suatu solusi. GDSS , yang digunakan diruang khusus yang dilengkapi dengan sejumlah konfigurasi yang berbeda-beda, memungkinkan anggota kelompok berinteraksi dengan pendukung system informasi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk kuisioner, konsultasi, dan scenario. GDSS dikenal juga dengan CSCW, yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut 'groupware' untuk kolaborasi tim melalui computer yang terhubung dengan jaringan.

Dalam mengembangkan dan mengelola organisasi dan untuk menghasilkan suatu keputusan sangat ditentukan oleh karakteristik dan budaya yang dimiliki oleh organisasi.

Keputusan yang dihasilkan bisa saja dalam bentuk keputusan dengan gaya sentralisasi , desentralisasi, manajemen modern dan gaya manajemen tradisional.

Maka untuk menghasilkan suatu keputusan yang terbaik bagi pimpinan, keputusan harus berpedoman pada karakteristik budaya organisasi.

Karakteristik Budaya Organisasi

  • Individual Initiative /Inisiatif individu
  • Risk Tolerance /Resiko toleransi
  • Direction /keinginan
  • Integration/Integrasi
  • Management Support
  • Control/control
  • Indentify/Identifikasi
  • Reward System/penghargaan
  • Conflict tolerance/toleransi masalah
  • Communication pattern/pola komunikasi

Faktor Kekuasaan

  • Pendelegasian wewenang/kekuasaan
  • Otoritas
  • Kekuatan Informasi
  • Sebab akibat, membutuhkan pengalaman dan bakat
  • Politik

Pendekatan Pengambilan Keputusan

  • Pengambilan keputusan berdasarkan pertimbangan fakta dan pengalaman.
  • Personal Analitis
  • Intituitif Emosional ; menyukai kebiasaan, pengalaman, perasaan, pemikiran dan pertimbangan.
  • Sebab Akibat
  • Perilaku politis : metode tawar menawar, negosiasi, kebijakan politik dan metode keranjangan sampah

Konsep Dasar DSS

  • Sistem interaktif berbasis computer
  • System informasi dapat membantu pengambilan keputusan dengan memilih model keputusan
  • Menggunakan data manajemen dan data model

Strategi Pendukung Keputusan Organisasi

  • Decision ordering/pengiriman keputusan
  • Information Sharing/Pembagian/Pendistribusian Informasi
  • Negotiated choice/Pemilihan negosiasi

Aktifitas DSS Organisasi

  • Problem solving yang spesifik
  • Pengumpulan informasi
  • Komunitas lintas sub unit
  • Perilaku politik

Faktor Yang Mempengaruhi Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan yang baik harus memperhatikan beberapa factor, diantaranya :

  • Karakteristik dari kelompok itu sendiri
  • Kemampuan kelompok dalam memecahkan suatu masalah
  • Kondisi organisasi
  • Menggunakan aplikasi Computer Base Information System (CBIS) untuk lingkungan kelompok, seperti : Electronic Meeting System (EMS) dan Group Decision Support System (GDSS).

Komponen yang mndukung DSS,

  • Hardware
  • Software
  • Data, Model dan
  • Interaktif para pemakainya.

Hardware Resources
Pusat pelaksana ini saling berhubungan dengan computer lain dengan menggunakan system jaringan sehingga, memudahkan dalam pengambilan data didalam organisasi tersebut. Personal Computer (PC) ini dapat berdiri sendiri atau dpaat juga dihubungkan dengan jaringan telekomunikasi untuk mendapatkan informasi yang lebih luas dari PC yang lainnya.

Software Resources
Perangkat lunak DSS sering disebut juga dengan DSS generator. DSS generator ini berisi modul-modul untuk database, model dan dialog management. Moduk database ini menyediakan beberapa hal, seperti : creation, interrogation dan maintenance untuk DSS database. DSS database memiliki kemampuan untuk menemukan system database yang telah disimpan. Sedangkan modul model digunakan untuk menyajikan kemampuan membuat, menjaga dan memanipulasi ke dalam bentuk model matematika. Model dasar ini menampilkan electronic spreadsheet. Model dialog digunakan untuk menarik perhatian para pengguna untuk berhubungan langsung antara pengguna dengan computer dalam mencari solusi.

Sumber Data
Database DSS berisi data dan informasi yang diambil dari data organisasi, data eksternal, dan data para manajer secara individu. Itu semua merupakan ringkasan data yang akan dibutuhkan para manajer dalam mengambil sebuah keputusan.

Sumber Model
Model ini berisi kumpulan model matematika, dan teknik analisis yang disampaikan ke dalam program dan file yang berbeda-beda. Komponen dari mode ini dapat dikombinasikan atau dipadukan dengan software tertentu guna mendukung sebuah kuptusan yang diambil.

Sumber Daya Manusia

  • DSS dapat digunakan oleh para manajer atau staff khusus untuk membuat keputusan alternative
  • DSS juga dapat dikembangkan oleh penggunanya sesuai dengan kebutuhan para pengguna tersebut.

Model DSS
Model merupakan komponn en yang sangat penting dalam DSS. Model memiliki pengertian seperti secara sederhana berarti memisahkan dari dunia nyata dengan melukiskan komponen utama dan menghubungkannya dengan system atau dengan kejadian lainnya. Model bersifat fisik dan verbal.

Model Fisik
Seperti model pesawat. Para engineer dan scientist telah lama menggunakan model matematik untuk menganalisa system fisik sperti : Keseimbangan dalam merancang model pesawat.

Model Verbal
Melukiskan suatu system tertentu, model grafik seperti flowchart dari system informasi dan model matematika.

Interaktif Para Pemakai/Perangkat Lunak DSS
DSS generator atau software utama dibutuhkan oleh DSS. DSS generator memadukan dan menggunakan model base, database dan dialogue untuk melakukan komunikasi dengan DSS.

Electronic Spreadsheet
Lembar kerja elektronik membolehkan pengguna untuk membuat model dengan mengisi data dan menghubungkannya sesuai dengan format yang telah disediakan. User juga dapat melakukan beberapa perubahan dan mengevaluasi secara visual hasil yang telah didapat, seperti mengganti tampilan grafik. Program ini menyediakan beberapa perintah untuk memanipulasi lembar kerja dan juga berisi beberapa fungsi, seperti statistic dan perhitungan financial.

Manajemen Sumber Daya Sistem Informasi
Dapat dikelompokkan sebagai berikut :

  • Manajemen dan Teknologi Informasi (IT)
    Mengelola pembentukkan suatu aplikasi yang ditunjang oleh TI, sehingga dapat membantu user dalam mengolah data dan menghasilkan keputusan. Keputusan yang dapat menyelesaikan masalah (solusi yang tepat)
  • Organisasi dan Teknologi Informasi
    Pembentukkan struktur organisasi untuk menerapkan TI dengan tujuan untuk memberikan hak akses kepada personil yang terlibat di dalam pengelolaan DSS
    Pembentukkan organisasi dan TI sangat mempengaruhi organisasi adalah sebagai berikut :
  • Manusia
    Manusia sebagai manajer yang memberikan informasi dan mempunyai kemampuan untuk menggunakan informasi tersebut, dimana informasi berupa informasi masukan, pendukung keputusan dan informasi system utama
  • Tugas
    DSS dengan dasar komputerisasi, dapat membantu manajer dalam menyelesaikan masalah/kegiatan sehingga system dapat mendukung pekerjaan.
  • Teknologi
    DSS dengan teknologi secara langsung memberikan informasi dan keputusan kepada manajer untuk mempermudah tugas mereka dalam mendapatkan keuntungan yang bersaing.
  • Budaya
    TI akan mempengaruhi nilai dan gaya sebuah organisasi sehingga TI mempermudah organisasi dalam memperoleh informasi dengan cepat, mudah untuk diakses, tentang ramalan persaingan bisnis, dan menentukan strategi yang menguntungkan.
  • Struktur
    Struktur organisasi sangat menentukan gaya dan pola manajemen dalam menghasilkan suatu keputusan. Sistem pendukung harus berpusat pada kekuatan proses, database, dan memiliki suatu bentuk struktur system informasi apakah sentralisasi dan desentralisasi atai system terintergrasi yang kesemuanya memberikan informasi untuk pendukung keputusan dan juga informasi yang dibutuhkan untuk orang dan masing - masing unit kerja.

PERKEMBANGAN DSS

Perkembangan DSS
Perkembangan DSS menciptakan gagasan system pendukung keputusan bagi kelompok eksekutif dan orgasnisasi

  • Keputusan Kelompok (GDSS)
  • Keputusan Eksekutif (EIS)
  • Keputusan Organisasi (Organizational Decision Support System/ODSS)

Group Decision Support System (GDSS)
Merupakan suatu system berbasis computer yang interaktif untuk membantu dalam mencari solusi dari permasalahan - permasalahan tidak terstruktur bagi sekelompok pengambil keputusan yang bekerja bersama - sama.

Keuntungan GDSS
Pertemuan lebih produktif, lebih efisien dalam penggunaan waktu dan dapat memproduksi hasil yang diinginkan dengan lebih sedikit pertemuan.

Eksekutif Information System (EIS)
Sistem yang bersifat fleksibel yang dirancang dengan membuat prototype dan dilakukan dengan metologi mencari factor - factor keberhasilan yang kritis /critical success Factor (CSF)

Keuntungan EIS
Mempunyai kemampuan menganalisa, membandingkan dan memperlihatkan factor kecendrungan dengan waktu yang cepat. Keputusan dapat diambil dengan cepat sehingga permasalahan dapat diatasi sebelum kondisi menjadi lebih buruk.

Organizational Decision Support System (ODSS)
Adalah system pendukung keputusan organisasi yang merupakan system besar, komplek dan membutuhkan program secara sistematik terdiri dari DSS individu. DSS kelompok dan DSS organisasi.

Keuntungan ODSS
Memberikan kemudahan dalam mengelola organisasi dan dapat melayani keputusan untuk semua fungsi level manajemen.

Pengambilan Keputusan Individu

  • The Statisficing Model
    Pengambil keputusan menyederhanakan masalah - masalah pelik sampai pada tingkat dimana dia siap untuk memahaminya.
  • The Optimizing Decision Making Model
    Menggambarkan bagaimana individu harus memaksimalkan hasil keputusan yang diambil.
  • The Implicit Favorite Model
    Proses penyerderhanaan masalah yang komplek oleh individu pembuat keputusan, pada awal proses, sipengambil keputusan cenderung memilih alternative yang dirasa paling baik/suka
  • The Intuitivie Model
    Suatu proses bawah sadar yang timbul dan tercipta akibat pengalaman yang terseleksi.
    Pendekatan ini terdiri atas :
  • A Front End Approach
    Menghindari menganalisa secara sistematis, dimana mengembangkan suatu gagasan untu memunculkan kemungkinan2 yang luar biasa.
  • A Back End Approach
    Menggunakan intuisi dengan bersandar pada analisis rasional untuk mengindentifikasi dan mengalokasikan bobot nilai kriteria seperti halnya mengembangkan dan mengevaluasi berbagai alternative.

Executive Information System
Sistem berbasis computer untuk mensupport informasi dalam pembuatan keputusan yang diperlukan oleh CEO dengan menyediakan :

  • Informasi internal
  • Informasi eksternal

Data EIS : proses bisnis, R&D, Info Customer , Info Financial, data2 eksternal

Kapabilitas EIS

  • Menghadirkan informasi dalam bentuk grafik, table dan text.
  • Dapat menghaakses infromasi eksternal dan internal
  • Menyediakan tool2 untuk memilih, menyaring, meringkas dan melacak informasi penting
  • Menyediakan report seperti report status, report permintaan khusus dll.

Infromasi untuk top executive

  • System akuntansi biaya yang berhubngan dengan pendapatan dan biaya.
  • Informasi eksternal : pasar, customer, supplier & competitor yang diperlkan dalam menentukan strategi
  • Informasi yang tersebar dalam seluruh system computer organisasi
  • Informasi tentang masalah internal & eksternal organisasi
  • Informasi yang bersifat jangka pendek dan volatile

Kemampuan Pengembangan DSS

  • Mengerti domainmasalah
  • Mengerti kebutuhan pengguna dengan spesifik
  • Menegerti teknologi perkembangan yang ada
  • Akses pada appropiate knowledge

Resiko Implementasi DSS

  • Tidak adanya kemauan user
  • Terlalu banyak user atau implementer
  • Kehilangan user, implementer, atau maintener.
  • Ketidakmampuan menspesifikasikan tujuan atau penggunaan
  • Ketidakmampuan untuk memperkiran manfaat yang diperoleh
  • Kehilangan/kekurangan dukungan
  • Kurangnya penlaman pada system yang sama
  • Problem teknis dan efektifitas biaya

Strategi Implementasi

  • Membagi proyek menjadi beberapa bagian kecil yang mudah dikelola
  • Gunakan prototype
  • Gunakan pendekatan evolusioner
  • Kembangkan dalam rangkaian tools
  • Solusi yang dihasilkan sederhana
  • Sederhanakan
  • Sembunyikan kompleksitas
  • Kembangkan dengan dukungan penuh
  • Partisipasi user
  • Komitmen user
  • Dukungan manajemen
  • Tunjukkan kehebatan system
  • Memenuhi kebutuhan user dan institusional
  • Sediakan pelatihan
  • Persiapkan asisten
  • Izinkan untuk uji coba
  • Sesuaikan dengan kemampuan user